Conceptos Básicos sobre Base de Datos y Access 2007

1.   Base de datos, Es un conjunto de datos almacenados y ordenados sistemáticamente para su uso posterior.  Las bases de datos están formadas por tablas, mientras que  las tablas están formadas por registros y campos.

2.   Otros conceptos relacionados con las Bases de Datos

Una Tabla, es una estructura donde se almacenan los datos relacionados con una entidad, considerando que una entidad pueden ser personas, animales o cosas. Por ejemplo: Tabla Cliente,  Tabla Factura, Tabla Ciudades.

Los Campos, son un espacio donde se puede almacenar un dato en particular, por ejemplo: número de factura, fecha de la factura, cédula de identidad del cliente, nombre del cliente, teléfono del cliente.  (Aquí se enumeran 5 campos).

Los Registros son un  conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad.   Por ejemplo, los datos en negrita representan un registro de datos de factura para la siguiente tabla:

Número de factura	Fecha de la factura	cédula de identidad del cliente	Nombre del cliente	teléfono del cliente
10234	15/10/2010	V10154111	Jesús Torrealba	0212-2451541

 

3.       Ventajas de usar una base de Datos

-          Permite guardar la información de una manera ordenada y sistemática.

-          Facilita las búsquedas y el acceso rápido a la información.

-          Evitan la redundancia o duplicidad de la información, es decir, no se almacenan los mismos datos varias veces innecesariamente.

-          Evitan la inconsistencia, es decir, los datos se almacenan de manera coherente y ordenada.

-           Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos.

-          Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

-          Se mantiene la integridad entre los datos, es decir, la base de datos se mantiene libre de datos no válidos.

-          Permite tener un mayor control sobre los datos que se tengan almacenados.

4.       ¿Qué es Microsoft Access?

Es un programa que sirve para administrar bases de datos, que fue creado por la empresa Microsoft.

5.   Objetos o Elementos de una Base de Datos

Según Viaplus Text (2001), los elementos de una base de datos son los siguientes:

-Tablas: Son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (registros) y columnas (campos).

-Consultas (Query): Son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Formularios: Permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Reportes o informes: Recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes.

-Macros: Automatizan las funciones de la base de datos.

-Módulos: Registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

6.       ¿Qué son las bases de datos Relacionales?

Son aquellas bases de datos que te permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de estas conexiones relacionar los datos de ambas tablas.

7.       ¿Con qué extensión se guardan las bases de Datos en Microsoft Access 2003 y 2007?

2003 .mdb       2007 .accdb

8.       ¿Cuáles son los tipos de Datos que usa Access 2007?

De acuerdo a lo señalado por AulaClic (2007) a la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

·         Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como cédulas de identidad, nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

·         Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

·         Número: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

·         Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

·         Moneda: Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

·         Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonuméricos no se pueden actualizar.

·         Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

·         Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

·         Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

·         Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

9.       Partes de la Ventana de Access 2007 

10.       La Ficha Inicio y sus Grupos de Herramientas

11.       La Ficha Crear y sus Grupos de Herramientas

12.       La Ficha Herramientas de la Base de Datos

13.       La Ficha Hoja de Datos (Herramientas de Tabla) y sus Grupos de Herramientas

14.       La Ficha Diseño (Herramientas de Tabla) y sus Grupos de Herramientas

Nota:   Es importante que aprendas a identificar los nombres de estos íconos.

Referencias Bibliográficas

Aula Clic (2007). Curso de Access 2007. Disponible en:  http://www.aulaclic.es/access2007/b_3_2_1.htm

Viaplus Text (2001).  Introducción a Access. Disponible en: http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/elementos-bases-datos